Respectarea prevederilor legale și a reglementărilor interne este extrem de importantă, iar orice comportament incorect trebuie identificat, analizat și remediat. Acest lucru implică punerea la dispoziția celor interesați a unor canale de raportare, astfel încât angajații și persoanele externe (parteneri de afaceri, clienți și alte terțe părți) să poată raporta simplu și confidențial orice posibile încălcări ale legii, obținute în context profesional.
Aplicația de raportare incidentelor de integritate, în sensul Legii nr. 361 din 2022, este un canal dedicat prin care unui avertizor, persoană fizică, angajat al companiei sau terță parte, i se oferă posibilitatea de a raporta o anumită situație de care ia cunoștință, care nu respectă legile și reglementările aplicabile, politicile interne și Codul de Conduită și Etică în Afaceri al companiei.
Ce este un avertizor în interes public
Avertizorul în interes public este o persoană fizică care efectuează o raportare sau divulgă public informații referitoare la încălcări ale legii, obținute în context profesional.
Cine poate fi avertizor
Avertizorii pot fi (fără ca enumerarea să fie limitativă):
- Angajații companiei
- Acţionarii şi persoanele care fac parte din structurile de administrare, de conducere sau de supraveghere ale unei întreprinderi, inclusiv membrii neexecutivi ai consiliului de administraţie
- Voluntarii şi stagiarii remuneraţi sau neremuneraţi
- Orice persoană care lucrează sub supravegherea şi conducerea persoanei fizice sau juridice cu care s-a încheiat un contract, a subcontractanţilor şi a furnizorilor acesteia
- Persoanele ale căror raporturi de muncă nu au început încă şi care efectuează raportări prin intermediul canalelor de raportare interne sau externe sau divulgă public informaţii privind încălcări ale legii obţinute în timpul procesului de recrutare sau altor negocieri precontractuale sau în cazul în care raportul de muncă sau raportul de serviciu a încetat
- Persoanele care raportează sau dezvăluie public informaţii privind încălcări ale legii în mod anonim
Pentru a beneficia de protecția acordată unui avertizor, persoana care face raportarea trebuie să acționeze imparțial, cu bună credință și să pună la dispoziție informații concrete și clare astfel încât raportarea să poată fi procesată și investigată în mod corespunzător.
Ce poate fi raportat
Raportările pot face referire la:
- Încălcări ale legii în domenii precum: achiziţiile publice, serviciile, produsele şi pieţele financiare, prevenirea spălării banilor şi a finanţării terorismului, siguranţa şi conformitatea produselor, siguranţa transportului, protecţia mediului, protecţia radiologică şi siguranţa nucleară, siguranţa alimentelor şi a hranei pentru animale, sănătatea şi bunăstarea animalelor, sănătatea publică, protecţia consumatorilor, protecţia vieţii private şi a datelor cu caracter personal şi a securităţii reţelelor şi sistemelor informatice
- Orice amenințare gravă la adresa interesului public
- Suspiciuni rezonabile, cu privire la încălcări efective sau potenţiale ale legii, care s-au produs sau care sunt susceptibile să se producă în cadrul societății, în care lucrează sau a lucrat avertizorul în interes public sau cu care acesta este sau a fost în contact prin intermediul activității sale, precum şi informaţiile cu privire la încercări de a ascunde astfel de încălcări
- Încălcări ale reglementărilor interne ale companiei
- Conduită care contravine Codului de Conduită și Etică în Afaceri al companiei
Procedura de procesare a unei raportări
Pentru ca o raportare să poate fi procesată, trebuie să îndeplinească condițiile menționate mai jos.
- Raportările pot fi transmise anonim sau persoana care face raportarea își poate asuma identitatea.
- În cazul unui avertizor identificat, compania este obligată să îi protejeze identitatea.
- Raportarea ne-anonimă cuprinde, cel puţin, următoarele: numele şi prenumele, datele de contact ale avertizorului în interes public, contextul profesional în care au fost obţinute informaţiile, persoana vizată, dacă este cunoscută, descrierea faptei susceptibile să constituie o încălcare a legii, precum şi probele în susţinerea raportării.
- Raportarea care nu cuprinde numele, prenumele, datele de contact sau semnătura avertizorului în interes public va fi examinată şi soluționată în măsura în care conţine indicii temeinice referitoare la încălcări ale legii.
- În ambele cazuri vor fi inițiate verificări pentru a se stabili veridicitatea și severitatea faptelor semnalate.În acest scop, elementele care constituie raportarea trebuie să fie precise și demonstrabile. Raportarea ar trebui să acopere cinci întrebări de bază: Cine? Ce? Când? Cum? Unde?
- Timpul necesar procesării fiecărei sesizări depinde de complexitatea cazului, a dovezilor și documentelor supuse analizei.
- Confidențialitatea strictă a informațiilor este garantată pe tot parcursul procesului, în conformitate cu reglementările legale și interne.
- Avertizorul este protejat împotriva oricăror represalii, măsuri discriminatorii sau sancțiuni.
- Avertizorul trebuie să acționeze cu bună-credință, fără intenția de a cauza prejudicii sau de a defăima alte persoane.Dacă o raportare se dovedește a fi falsă sau a fost depusă cu intenția vădită de a defăima, compania va lua măsurile prevăzute de reglementările interne sau legale.
Cine va procesa raportarea
Accesul la informațiile incluse în raportare se face pe baza principiului necesității de a cunoaște și este limitat la persoana desemnată de către companie sau la nivelul grupului de companii, la posibili experții interni autorizați și experți externi mandatați.
Cerințele de confidențialitate se aplică și experților externi care pot primi raportul pentru a oferi îndrumări sau pentru a efectua investigații.
Alte canale de transmitere a raportărilor
Dacă din orice motiv nu sunteți de acord cu utilizarea acestui canal de transmitere a raportărilor, puteți accesa următoarele canale de raportare alternative:
- Pe email la adresa compliance@tiuim.com
- În format tipărit la adresa la adresa de corespondență: TIU Research and Development Center, Șos. Olteniței nr. 107A, sector 4, București
